Hotellreceptions reservationsrutiner

Enligt Career Planner-webbplatsen måste en hotellbokningsansvarig bemöta gäster genom att registrera och tilldela rum, utlämna rumskort, sända och ta emot meddelanden, föra register över upptagna rum och gästers konton, göra och bekräfta bokningar samt ta betalt när gäster avreser. Bokningsansvarigen måste ha utmärkta kundtjänstfärdigheter, tillsammans med ett vänligt uppförande, eftersom han/hon är hotellets röst.

Rumstillgänglighet

Varje morgon uppdaterar hotellbokningsansvarigen sina filer, så att en korrekt räkning av tillgängliga rum är känd. Detta är vital information att känna till innan man fortsätter med en gästers bokning.

Mottagning av samtal

När en gäst bestämmer sig för att bo på ett hotell, ringer hen till bokningsansvarigen. Det är bokningsansvarigens arbete att snabbt och korrekt söka efter ett ledigt rum för den vistelselängd gästen önskar. Det är viktigt att bokningsansvarigen talar på ett vänligt, kunnigt sätt, eftersom hon är den första kontakten gästen pratar med; därför är det hennes jobb att göra ett bra första intryck.

Boendekrav

Registrera och genomför de boendekrav varje enskild gäst begär. Olika hotell erbjuder olika boendeformer, men sängstorlek, rökpreferenser och ankomst-/avrestid är några av de huvudboendeformer som de flesta hotell erbjuder sina gäster. Att säkerställa att gästens önskade boende levereras är en nyckelpunkt för att garantera gästens nöjdhet.

Verifiera betalning

Verifiera metoden gästen kommer att använda för att betala sitt rum. Vissa hotell kräver en depositum, och ett kredittkort behövs för att säkra rummet. Genomför kredittkortstransaktionen för att säkerställa att den godkänns innan samtalet avslutas. Gästen måste visa kredittkortet för bokningsansvarigen vid ankomst för att verifiera sin identitet.

Bokning slutförd

Avsluta bokningen. Efter att bokningsansvarigen samlat in all nödvändig information kan hon officiellt boka hotellrummet. Fråga gästen om det finns något mer hen behöver, tacka för samtalet och försäkra om att vistelsen blir så trevlig som möjligt. När samtalet avslutats, skicka bekräftelse-e-post om gästen angivit sin e-postadress, tillsammans med länk till hotellens webbplats. Bjud in gästen att bläddra på webbplatsen för att se bilder på hotell och en lista över aktiviteter runt hotellkomplexet.