Så här planerar du en utbildningsresa för gymnasieelever till Europa

Förbättra elevernas utbildning genom att erbjuda resor till Europa eller andra destinationer. Innan du börjar, läsa igenom din skoldistrikts policy gällande internationella resor. Om din distrikt inte stödjer resor med elever, måste du säkerställa att föräldrar och elever förstår att distriktet inte stödjer internationella resor och att du organiserar resan som en oberoende konsult. Säkra också en lokal tillräcklig stor för att hålla möten för elever och föräldrar. Kolla med bibliotek, länsparkbyggnader eller klubbhus för möjliga mötesplatser.

Saker du behöver

• Introduktionsbrev
• Resbroschyrer
• Skokalender
• Kontaktinformation
• Uppförandekontrakt
• Medicinska tillståndsformulär
• Vårdnadshavare/chaperoner

Instruktioner

Förberedelse

1. Välj en utbildningsresegrupp som främjar elevresor. Be om att ha endast en kontaktperson för alla aspekter av resan i händelse av problem med flyg, hotellarrangemang eller resplaner. Bestäm destination, datum och reslängd samt resplan innan du marknadsför resan.

2. Skriv ett brev till föräldrar eller vårdnadshavare till elever som ger resans värde, preliminära resedatum, kontaktinformation och tid och datum för det första informationsmötet, som ska ske minst 8 månader före avfärdsdatumet.

3. Vid det första mötet, ge föräldrar kontrakt och en broschyr från utbildningsreseföretaget som ger detaljer om resan: broschyrkostnad och verklig kostnad, vilket inkluderar skatter, tilläggsavgifter, avgifter för eventuella förlängningar eller utflykter, valfria försäkringsavgifter och första gångens medlemsavgifter.

4. Vid det andra mötet, ha ett paket redo för föräldrar och elever som innehåller: ett uppförandekontrakt; ett medicinskt nödfallstillståndsbrev för att kunna skaffa medicinsk vård för eleven om nödvändigt; ett formulär för eventuella särskilda kost- eller medicinska behov; och ett kontrakt rörande alkoholkonsumtion eftersom vissa länder tillåter dryckande under 18 år. Låt föräldrar och elever underteckna kontrakten innan du accepterar en deposition.

5. Kommunicera minst en gång var 3:e vecka med föräldrar gällande eventuella uppdateringar. Skicka ett brev eller håll möten med elever minst en gång i månaden för att hålla dem informerade om förändringar.

Före ankomst till destination

6. Håll nära kontakt med representanten för resorganisationen. Föra skriftlig dokumentation av eventuella ändringar eller avtal. Sätt särskilda begäran skriftligt. Följ upp telefonsamtal med ett detaljerat e-postmeddelande.

7. Gör representanten medveten om eventuella kost- eller medicinska behov hos elever. Se till att denna information förmedlas till flygbolagen och kuriren innan avfärd från USA.

8. Be om följande: 1) att anlända till destinationen på förmiddagen, snarare än sent på eftermiddagen eftersom avfärdsdagen är dag 1, ankomstdagen är dag 2; 2) att ha maximal ett flygvåxling, om du inte kan ha direktflyg; och 3) att avfärda från Europa på förmiddagen. Be om en kopia av flygarrangemang så snart de är tillgängliga.

9. Kolla hotellens läge, vilket vanligtvis är tillgängligt en månad före avfärd. Kräv att hotell ligger på gångavstånd från de områden du planerar att besöka.

10. Be om att middagar ger eleverna en kulturell upplevelse och att eleverna åker till restauranger utanför hotellet. Byrån bör inte ta en extra avgift för denna begäran.

Elevförberedelse

11. Känn dina elever. Gör arrangemang som låter elever dela rum med vänner i minst en del av resan. Gör dem medvetna om att de ibland kan dela rum med andra de inte känner för att de flesta rum rymmer tre eller fyra personer.

12. Gå igenom sociala uppföranderegler med elever: ta av hatten innan du går in i en restaurang; säg tack och varsågod till servitörer; städ upp efter er; skrik inte över rummet eller matsborden; informera en vuxen om du lämnar gruppen och lämna aldrig ensam.

13. Förklara säkerhetskontroller och uppmuntra elever att se till att de känner till och följer alla flygbolags- och Transport Security Administration-restriktioner. Alla elever ska ha en handväska som har alla nödvändigheter.

14. Korrespondera med elever minst en gång var 2:e vecka för att ge dem information, såsom lokala seder, valutaväxlingskurser, informativa webbplatser, och böcker och filmer relaterade till din destination.