Så organiserar du en ungdomskonferens
Ungdomskonferenser ger ett utmärkt sätt för barn att koppla ifrån sina dagliga rutiner, komma in i en ny miljö, lära nya färdigheter och smyga varaktiga vänskaper. Oavsett om det är i din hemmastad eller timmar bort, kan en välplanerad ungdomskonferens förändra liv. Med lite förplanering och lite hjälp från dina kamrater kan du göra en skillnad i livet för de unga människan i ditt område genom att planera och värdshyra en framgångsrik ungdomskonferens.
Instruktioner
Starta ett kommitté. Kolla din kyrka, grannskap och vänner i ditt sociala nätverk för att få en stark grupp ansvarsfulla, skojiga vuxna tillsammans för att hjälpa dig planera. Kom ihåg, många händer gör lätt arbete. Du behöver inte, och du bör inte försöka, göra detta ensam. Be dina kommittémedlemmar vem som också kan vara intresserad av att vaktmästare resan.
Välj ett tema. Att välja ett tema för ditt evenemang kommer att göra konferensen mer sammanhållen och bygga spänning. Tänk på åldersgruppen för barnen som kan delta och vad de är in i just nu – de program de tittar på och vem de lyssnar på i sina iPods. Överväg ett visst budskap du försöker få fram. Alla dessa faktorer kommer att vara hjälpsamma för att sammanställa ditt konferenstema.
Hitta en plats att hålla evenemanget. Det är förmodligen en bra idé att undersöka några konferenslokaler, så att du får en uppfattning om vilka typer av platser som är tillgängliga för ditt evenemang. Med ditt kommitté, bestäm var ni ska hålla evenemanget, med information som kostnad per natt, miltalet till och från, och vilka typer av bekvämligheter som finns tillgängliga. Bestäm om ni ska stanna lokalt eller försöka en långt borta plats. Att ha denna information redan etablerad kommer att hjälpa föräldrarna att bestämma om de ska anmäla sina barn till konferensen.
Starta en anmälan. För budgetsyfte är det alltid bra att veta hur många munnar du kommer att behöva mata och hur många barn som kommer att vara i din vård. Ju snabbare du kan få ut budskapet om konferensen och få folk att engagera sig, desto bättre kommer du att stå. Sätt en deadline för anmälningar att sluta så att du kan låta lokalen – och ditt kommitté – veta hur många barn som är i ekvationen.
Sätt en budget. Uppskatta kostnaden för bensin om du erbjuder egen transport. Uppskatta hur många måltider du kommer att servera till hur många folk. Låt ditt kommitté hjälpa till med detta, och ta reda på vem bland dem som har kontakter till lokala resurser som kan vara villiga att donera mat, bensinkort, etc. Kanske har ditt grannskap en lokal keksfabrik som kan vara villig att göra en donation till ditt evenemang. Överväg att be om sponsring från företagen där dina kommittémedlemmar är anställda.
Arrangera transport. Se till att personen som kör har ett uppdaterat körkort med rätt beteckning för storleken på fordonet han kommer att köra. Vissa större fordon, som bussar, kräver ytterligare certifiering, dvs. CDL om du kommer att använda en fullstor buss.
Gör en checklista för föräldrar och barn. Föräldrar älskar detaljer. Ju mer information du kan ge dem gällande plats, varaktighet, klimat och aktiviteter på din retreat, desto bättre. Hjälpsamt skulle också vara att tillhandahålla en checklista över vad man ska köpa, vad man ska packa och vad man ska förvänta sig för föräldrar och deras barn. Ju mer alla kommer förberedda till konferensen, desto mer roligt kommer barnen sannolikt att ha, och desto mindre stressade kommer vaktmästarna att vara.
Planera några isbrytare och andra aktiviteter, utöver workshoparna. Anta att det kommer att vara minst ett barn som inte känner alla. Isbrytare är ett bra sätt att hjälpa barn att lära känna varandra lite bättre så att de kan känna sig mer bekväma i en okänd miljö.
Skaffa försäkring. Håll det säkert; se till att alla är täckta, om det skulle hända en olycksfallskada under resan. Kontakta din lokala försäkringsleverantör för mer information om reseförsäkring.
Gör bakgrundskontroller av ungdomsassistenter. Detta är ett mycket viktigt steg som ofta övergås. Aldrig anta. Din lokala polismyndighet kan hjälpa dig hitta den rätta resursen i ditt område så att du kan köra bakgrundskontroller på de som har frivilligt att vaktmästra. Det är också en bra idé att etablera säkerhetsriktlinjer för att skydda de barn som reser samt de vuxna som vaktmästrar dem. Boy Scouts webbplats har en hjälpsam sida om Ungdomsskydd.
