Så här bokar du researrangemang för din chef

Be din chef om alla detaljer om resan. Ta reda på vilken tid hon vill åka och om hon föredrar att flyga, köra eller ta tåg. Ta reda på vilka uppgifter hon måste utföra under resan, som en konferens eller möte, och om det finns något annat hon vill göra under resan.

Sök online efter flygbiljetter eller tågbiljetter som passar din chefs schema. Boka en biljett så tidigt som möjligt. Be din chef om han föredrar fönster- eller gangplats och om han vill flyga business eller första klass. Innan du köper biljetten, skriv ut det flyget eller resan du har valt och be om hans godkännande. Det är bättre att vidta detta steg än att av misstag boka ett flygte han inte vill ha. Använd hans frequent flyer-nummer vid bokning av flygte.

Be din chef om hennes preferenser gällande specifika hotellkedjor och läge och välj sedan ett hotell. Välj ett som ligger nära det evenemang hon deltar i och som har busservice om hon inte planerar att hyra en bil. Informera hotellreceptionisten om din chefs förväntade check-in- och check-out-tider. Se till att hotellet har allt hon föredrar, som träningscenter, kingsize-sängar, minibar, internetuppkoppling.

Boka eventuella andra arrangement som behövs för resan, som middagsreservationer, konferensanmälningar eller hyrbilsreservationer. Be din chef om preferenser istället för att anta att han kommer att vara nöjd med vad du väljer.

Gör en resplan som beskriver resan. Skriv detaljerna för avresedagen, inklusive flygnummer, flygplatsnamn och tider. Om din chef planerar att köra, skriv ut kartor och körvägledning. Lista telefonnummer för hotell och mötesplatser. Lista närliggande restauranger eller kaféer om din chef behöver en snabb måltid.

Bekräfta alla reservationer dagen innan resan som en extra försäkring.