Så här sätter du upp en företagsresepolicy
Om ditt företag gör regelbundna affärsresor vet du att resor snabbt kan bli en av dina största kostnader. Att sätta upp en företagsresepolicy är det bästa sättet att hålla nere kostnaderna och få dina anställda på samma sida. En resepolicy säkerställer att folk har gränser och riktlinjer att använda när de planerar resor. Dessutom, med rätt avtal på plats, kan ditt företag få rabatter och kickbackar vid årets slut. Hur mycket du kan få beror på hur mycket du reser. Här är hur du sätter upp en företagsresepolicy som gynnar alla inblandade.
Instruktioner
Gör en lista över de städer där ditt företag vanligtvis gör affärer. Bestäm vilka flygbolag som flyger till alla behövda destinationer. Kontakta varje utvalt flygbolag, och be en representant om ett företagsavtal. Använd ditt företags tidigare resebudget för att uppskatta hur många reser företaget gör per år. Berätta för säljrepresentanten hur mycket pengar företaget spenderar på resor. Låt hen veta antalet uppskattade resor för nästa år. Be om vad flygbolaget kan göra för er om ni flyger enbart med deras flygbolag. Flygbolagen kan erbjuda ett par sparalternativ. Kontakta flera flygbolag och jämför. Räkna ut, och bestäm vilket alternativ som ger störst rabatt. Få ditt avtal skriftligt.
Upprepa förhandlingsprocessen med biluthyrnings- och hotellleverantörer. Behåll minst två av varje för biluthyrning och hotell. Man vet aldrig när dessa kan bli överbokade.
Skriv upp det. Utnämna en medarbetare eller din företagsresebyrå att skriva upp alla detaljer om dina nya resepolicyer och procedurer. Se till att alla anställda vet att de förväntas följa era förhandlade avtal. Gör det till en företagspolicy att resor bokas enbart från era föredragna leverantörer. Hitta ett sätt att genomdriva detta genom att kontrollera resor, och ha ett godkännandesystem på plats. Du vill inte överväldiga dina anställda genom att vara för strikt, men förklara anledningen till varför allt detta bör följas till förmån för alla.
Följ upp. Be de olika reseleverantörerna att leverera en kvartalsrapport för att spåra användning. Be din ekonomiavdelning starta en databas som loggar alla reserelaterade utgifter. Möt med anställda som inte följer policyn, och betona vikten av kostnadsbesparingar. Ert företag står att spara tusentals dollar per år genom att följa en förhandlad resepolicy.
Använd en resebyrå. Om du inte har en resebyrå på plats, sök ut en byrå som specialiserar sig på företagsresor. Informera din byrå om era föredragna flygbolag och avtal. Din resebyrå kan då hjälpa alla era anställda när de bokar företagsresor. Detta kommer att uppskattas av era anställda eftersom det tar en massa arbete av deras axlar, och det ger dig lugn i vetskapen att er företagsresepolicy följs.
