Hur man skriver ett affärsbrev

Hur du presenterar dig själv och ditt företag i skriftlig korrespondens reflekterar ditt företags image. Det kan vara en introduction till dina produkter eller tjänster, och att ge ett bra första intryck är ofta avgörande för din framgång. Ett dåligt skrivet brev eller e-post kan snabbt sänka ditt företag. Ditt mål bör vara att presentera ett sammanhållet, grammatiskt korrekt och rättstavat brev.

Saker du behöver

• Tillgång till en dator eller skrivmaskin med minne (helst med stavningskontroll)
• Papper (helst fint brevpapper med logga/matchande kuvert)
• Porto
• Kuvert

Instruktioner

1. Börja med ett bra brevhuvud. Detta inkluderar högkvalitativt brevpapper (helst med vattenmärke) och matchande kuvert. Du behöver inte nödvändigtvis köpa tryckta brevhuvuden eftersom din datorprogramvara kan visa ett bra brevhuvud. Generellt bör trycket presentera kontaktinformation och företagets namn. Det finns variationer såsom att skriva kontaktinformation sidvärt eller längst ner på ditt brevpapper.
2. Börja skriva med en marginal. Affärskorrespondens bör vanligtvis börja med all text vänsterjusterad.
3. Försök att ta reda på namnet på en specifik person att adressera brevet till. Många brev går rakt i papperskorgen, försvinner eller skickas till en omöjlig mottagare när du inte anger vem brevet är adresserat till.
4. Använd "Käre herr" eller "Kära fru" i din hälsning om du skickar ett brev. Den gamla skolan skulle kräva samma typ av hälsning nämnd ovan vid adressering av ett e-postmeddelande också. Men i ett affärse-postmeddelande tillåter nettiettiquette oftast mer flexibilitet inklusive att adressera personer med deras förnamn.
5. Korrekturläs ditt brev med stavningskontroll eller en ordbok och gör eventuella korrigeringar. Titta alltid på "skrivarutskrift" innan du skriver ut brevet. Uppställningen ska vara tilltalande för ögat.
6. Signera brevet. Gummistämpel din signatur bör undvikas. En riktig signatur är mycket mer effektiv. En attraktiv signatur är en som inte är för stor eller för liten. Beroende på brevtyp kan du kunna använda en mer flamboyant signatur.
7. Angiv namnen på andra mottagare av ditt brev med "cc:" några rader under din signatur. Till exempel, om du skickar ett brev till "Tom Smith" med en kopia till "George Johnson", skriv "cc: George Johnson".
8. Adressera kuvertet till den avsedda mottagaren genom att skriva personens namn och adress på kuvertet, eller genom att använda adressetiketter. Du bör göra detsamma med din returadress.
9. Skriv ut ditt brev och dina adressetiketter.
10. Använd en frankeringsmaskin för att skriva ut dina portoetiketter, om du kan. Detta ger en mer professionell presentation.
11. Skicka brevet.