Så här minskar du företagsresekostnader

Flygbiljetter, hyresbilar, ute-måltider – resor för affärer är ofta en nödvighet, och en dyr sådan. Tur är att det finns massor av enkla sätt att minska kostnaderna för affärsresenärer. Genom genomtänkt planering och skicklig användning av finansiella resurser kan du eller ditt företag spara en anmärkningsvärd summa pengar under affärsresor. Så packa dina väskor och kom ut på vägen – du har råd med det.

Saker du behöver

• Frequent flyer-milprogram eller kreditkort för företag
• Dator
• Internetanslutning

• Telefon
• Telefonkatalog

Instruktioner

Kort, etc.

1. Bli medlem i ett flygbolags milprogram eller resepoängprogram. Försök att alltid flyga, köra och bo hos medlems- och partnerföretag för att ständigt tjäna poäng. Du kan ansöka online, per post, eller personligen på flygplatsen, hotellet eller biluthyrningsföretaget. Poäng adderas till gratis vistelser och resor.

2. Om du reser mycket och använder ett par olika företag för flygresor, hyresbilar eller hotellvistelser, bli medlem i poängprogram med dessa leverantörer också; det är värt de extra 15 eller 20 minuter du spenderar på att fylla i ansökningar. Ibland får medlemmar i poängprogram särskilda erbjudanden för billigare resor, uppgraderingar och extra poängackumlering – alla fördelar som kan spara dig kontanter.

3. Överväg att ansöka om ett företagskredit- eller bankkort kopplat till ett av dina resepoängprogram. När du bokar resor med dessa kort, särskilt direkt genom företaget, tjänar du extra poäng mot gratis flygresor, hyror och hotellvistelser. Leta efter ett kort utan, eller med en låg, årlig avgift, lägsta ränta, och minimala svarta ut-datum på resor betalda med poäng.

4. Betala av så mycket av din saldo som möjligt varje månad för att undvika finansieringsavgifter och ränta, och betala alltid din minimibetaltning i tid för att undvika senavgifter.

5. Om du använder fler än ett poängprogram extensivt, överväg att ansöka om ett annat kredit- eller debetkort kopplat till det poängprogrammet också. Ladda på varje kort beroende på poängprogram. Delta-flyg bör laddas på ett kort kopplat till ett Delta-poängprogram, och US Airways-flyg bör laddas på ett kort kopplat till US Airways.

Bekvämlighet, inte lyx

6. Vi vill alla vara bekväma när vi reser, men bekvämlighet och lyx är två olika saker. Minska flygreskostnader genom att flyga ekonomiklass, och boka din biljett minst 60 dagar i förväg när det är möjligt. Om du måste flyga business class, överväg att använda poäng för att uppgradera, vilket ofta är billigare än att köpa en fullpris business class-biljett. Alternativt, kontakta biljettkonsoliderare (leta upp dem i telefonkatalogen eller online) som kan erbjuda business class-priser till lägre pris.

7. Minska hyresbilskostnader genom att hyra en mindre, äldre bil med bra bränsleekonomi, eller, om du är korrekt försäkrad och detta är ett praktiskt alternativ, betala kollegor milersättning att använda egna fordon för kortare resor runt företagets plats. Betala den lilla försäkringsavgiften, i händelse av olyckor. Avskräck användning av chaufförsbilar och taxier, och uppmuntra anställda att använda kollektivtrafik på affärer när det är möjligt. I större städer sparar promenad och kollektivtrafik också mycket på parkeringsavgifter.

8. Minska hotellkostnader genom att välja ett rimligt priserat ekonomi- eller businesshotell nära platsen där affärerna ska bedrivas, eller väl ansluten till den platsen med kollektivtrafik. Hotell ska vara rena och bekväma, men inte lyxiga. Boka hotell som inkluderar frukost och trådlöst internet i priset. När det är möjligt bör du boka aparthotell för affärsresor så att anställda kan spara på kostnaden för att äta ute genom att laga egen mat. Låt anställda dela rum eller suiter med separata sovområden.

9. Ersätt inte dyra ute-måltider (utom när det krävs för att värda nuvarande eller potentiella kunder) eller minibaranvändning. Råda anställda att köpa snacks och drycker på lokala bensinstationer eller livsmedelsbutiker och att äta på trevliga, medelprissatta restauranger till lunch och middag. Sätt ett budget per dag för måltider, ingen alkohol tillåten, och håll dig till den.

Resa mindre

10. För att minska affärsresekostnader, resa mindre. När det är möjligt, genomför kortare möten via telefon, chatt, e-post eller videokonferens.

11. Tänk noga om en konferens, potentiell kund eller möte är värt en resa. Vissa långdistans evenemang eller långt borta kunder kanske inte är värt resekostnaden. Om det inte är sannolikt att du gör vinst eller åtminstone bryter jämnt, eller om du inte är säker på att det är värt tid och pengar, åk inte.

12. Planera dina resor så att resor i samma område sammanfaller. Om du har ett evenemang eller konferens i samma allmänna område som en kund eller potentiell kund, försök att arbeta in så många möten och evenemang i det området som möjligt. Boka sedan en flygning och använd kollektivtrafik eller en hyresbil för att koppla upp med kunder och möten i området.