Så skriver du ett sponsorbrev för utlandsresor

Att resa utomlands kan vara dyrt. Det kan också vara svårt att hitta finansiering om resan inte är akademiskt relaterad. Om resan är för en klass eller skolprojekt finns det många utlägg att vända sig till för sponsring. Sponsorn kommer ofta att kräva en presentation, tackbrev eller mer efter att du kommer hem från din resa för att se hur pengarna spenderats och vilka fördelar du fått.

Instruktioner

Förberedelse

1. Skapa en budget för din resa. Om du är osäker på olika kostnader, som flygbiljetter, boende, landspecifika skatter, mat och marktransporter, be din handledare, läs en reseguide, använd resesajter och hitta bloggar från folk som rest till din destination. Överskatta hur mycket du behöver för mat och räkna in nödpenning.

2. Räkna ut hur mycket inkomst du har. En sponsor vill veta hur mycket annat pengar du har samlat in eller vill lägga i resan. Förvänta dig inte att en sponsor finansierar hela din resa. De är mer benägna att sponsra dig om de inte är den enda inkomstkällan.

3. Hitta ett lämpligt kontor, avdelning eller handledare att fråga. Högskolor stödjer ibland ekonomiskt akademiska resor som stämmer överens med avdelingarnas mission. Exempel: om du reser till Sydafrika för att lära dig om post-apartheidsregeringen, be sociologiska och statsvetenskapliga institutioner samt Center for African American Studies. Namnen på dessa kontor skiljer sig åt på olika campus; granska deras missionsstatement och värderingar samt vilka kurser de erbjuder för att avgöra om en finansieringsförfrågan är lämplig.

Skriv brevet

4. Skriv din rubrik i standard affärsformat. Från toppen: ditt namn, adress och kontaktuppgifter. En rad ner, mellanslag mellan din info och datum. En rad till, mellanslag mellan datum och mottagarens namn, adress och kontaktuppgifter. Adressera brevet till direktören eller avdelningschefen, även om du aldrig träffat dem.

5. Skriv en hälsning, t.ex. "Kära fru Svensson," Om du inte vet vem som läser brevet, använd "Till vem det gäller:"

6. Börja din inledningsstycke. Ange ditt årskurs, vad du studerar och vart du reser. Tydliggör att du söker stöd för resan och lista kort de områden du fortfarande behöver täckta. Exempel: "Jag är en tredjeårsstudent på Sociologiska institutionen och reser till Sydafrika med en sociologiklass. Jag skriver för att höra om institutionen kan sponsra min flygbiljett."

7. Utveckla detaljerna i två till tre korta brödtextsstycken. Anpassa brevet till det specifika kontoret, notera vad du hoppas lära och vinna av resan, hur detta utökar din utbildning och vad du vill göra för institutionen. T.ex. ange att du gärna håller en presentation eller skriver tackbrev till sponsorer.

8. Avsluta brevet genom att tacka läsaren för deras tid. Var tydlig med att du vill höra från dem snart om möjligheten till finansiering för din resa.

9. Skriv en avslutning. Professionella avslutningar är "Med vänlig hälsning," "Högachtungsfullt" och "Bästa hälsningar." Några rader ner och skriv ditt namn. Om du postar brevet, signera ditt namn. Om du e-postar behöver du inte infoga en riktig signatur.

10. Läs korrektur. Be en annan person läsa brevet för flyt, grammatik, formulering och tydliggörande av övergripande budskap.