Så planerar du en gruppresa

Oavsett om du planerar en stor familjeresa, skolresa eller annan gruppresa måste du vara organiserad från början. Innan du börjar planera behöver du veta resans syfte och vem som åker. Köp ett anteckningsblock eller en expandabel mappe för att spara uppgifter om turer, priser och allt du behöver göra. Beroende på gruppstorlek bör du börja planera minst sex månader i förväg.

Instruktioner

1. Hitta en destination tillsammans. Sätt ner er med gruppen och bestäm vart ni vill, vad ni vill se och vilka mål ni har. För skolklasser: välj historiska platser som era landshuvudstad eller Washington D.C. För kyrkogrupper: välj destinations där ni kan lära er och hjälpa andra, t.ex. en missionsresa till ett samhälle med svaga skolor för att hjälpa elever med läsning och matematik.
2. Sök hotell vid destinationen. Ring runt och få information och priser för era datum. Be om grupprabatter om ni är fler än 15 personer (vanlig gräns). Säkerställ att ni har tillräckligt många deltagare innan ni förhandlar.
3. Hitta lokala aktiviteter. Besök resebyrå, bokhandel, bibliotek eller sök online. Kontakta hotellet eller lokal Handelskammare. Gå igenom materialet och föreslå aktiviteter som passar gruppen. Låt gruppen rösta om vad man vill göra tillsammans.
4. Bestäm transportmedel. Flyg, buss, tåg eller bil. Om ni flyger/tar tåg/buss: undersök hyresbilar och kollektivtrafik på platsen.
5. Skriv en resplan. Inkludera schema för insättningar, slutbetalningar, senaste avbokningsdatum för återbetalning samt aktiviteter, avgångs- och ankomsttider under resan.
6. Boka reserveringar. När insättningar kommit in: boka hotell och transport. Spara alla bekräftelser och insättningslistor i separata mappar för enkel uppföljning.
7. Boka turer och restaurangbord. Gå igenom resplanen, lista turer och restauranger med kontaktuppgifter. Ring och boka tider för gruppen.