Skriv en RFP för hotellboende (Request for Proposal)

Företag, organisationer, familjer håller möten/konferenser/mässor och behöver boende. En RFP skickas till flera hotell/konferenscenter för att hitta bästa erbjudande på rum, service, anläggningar och pris.

Innehåll i en RFP

1. Försida: Titel ("Hotel Accommodation RFP"), event/företag namn, kontaktperson (namn, adress, e-post, telefon, fax), eventdatum.
2. Bakgrund: Gruppbeskrivning, antal deltagare, eventtyp (årlig konferens, workshop?), behov av mötes/bankettsalar, datum.
3. Krav (med underrubriker):
   • Datum: Ankomst/avresa datum & tid.
   • Rumstyper: Antal king/queen/dubbelrum, suits. Icke-rökare, tillgänglighetsanpassade.
   • Måltider: Vilka måltider, vilka dagar.
   • Möteslokaler: Storlek, antal.
4. Ytterligare önskemål: AV-utrustning, parkering, flygbuss, gym, pool, WiFi.
5. Budget: Maxpris/rum, pris/person för bankett, hyra salar, refreshments.

Verktyg

• Dator med textbehandling
• Skrivare
• Kravlista, budget

Tips

Skicka till minst 3–5 hotell. Sätt svarfrist. Be om skriftligt svar med alla avgifter specificerade. Jämför äpplen med äpplen.